Empreender exige trabalho, dedicação e organização. Além de fazer reuniões com clientes e coordenar a equipe, ainda é preciso dedicar tempo e atenção às questões pessoais. Por isso, planejamento e gerenciamento de tarefas são pontos fundamentais de quem é dono do próprio negócio.
O sucesso de um empreendimento está muito ligado à organização pessoal e ao gerenciamento do tempo. Por isso, já existem ferramentas que ajudam a otimizar o processo de gestão e deixá-lo mais rápido, produtivo e dinâmico.
Pensando nisso, preparamos este artigo com algumas ferramentas indispensáveis para o seu dia a dia, informando de que maneira elas atuam e quais são os seus benefícios. Boa leitura!
Principais ferramentas de gerenciamento de tarefas
É possível encontrar diversas ferramentas gratuitas para facilitar a organização do seu trabalho. Confira, a seguir, as que você deve conhecer.
1. Trello
O Trello é flexível e fácil de usar. Ele permite a criação de quadros, listas e cartões divididos por temas, projetos ou outros critérios. Além de intuitivo, esse software é dinâmico e permite que você anexe arquivos e imagens, faça comentários e mencione membros em cada tarefa.
É possível adicionar as datas de entrega das atividades, acompanhar os progressos feitos e definir prioridades por meio de etiquetas coloridas. O Trello também desmistifica a ideia de que a fase de planejamento e sistematização do trabalho é maçante e cansativa.
2. Evernote
Muito usado para o registro de informações e de atividades diversas, o Evernote permite a sincronia automática com diversos dispositivos. Ele pode ser usado, inclusive, para salvar textos e artigos para leitura posterior — função disponível graças à extensão para navegadores.
Uma de suas funcionalidades mais úteis é a possibilidade de realizar pesquisas e localizar as informações de forma rápida. O Evernote também tem um sistema de armazenamento em nuvem, com a opção de aumentar o limite com a versão Premium.
3. Asana
Essa é uma excelente ferramenta para administrar tarefas em grupo. A Asana dispõe de um chat que permite a comunicação direta e rápida entre os membros. O calendário conta com a visão geral dos participantes e suas funções; enquanto as listas de atividades podem ser organizadas por meio de quadros. Há também um fórum de discussão.
Como é possível visualizar o que cada integrante da equipe está fazendo no momento, é fácil definir e distribuir os próximos passos. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail e fornece gráficos com a evolução dos trabalhos.
4. Basecamp
O Basecamp auxilia na estruturação de pequenos e grandes projetos por meio da definição de responsabilidades, objetivos e prazos. Com isso, a produtividade da equipe aumenta e os resultados são mais acertados.
O diferencial desse software é a formação de um tipo de linha do tempo para cada trabalho que está sendo executado. Dessa forma, é possível monitorar o histórico do que cada colaborador da equipe fez e quais as próximas atividades eles deverão concluir.
Além disso, ele tem a funcionalidade de compartilhar arquivos, editar textos, preparar listas de tarefas e postar mensagens nos projetos.
5. Todoist
Essa ferramenta apresenta uma interface intuitiva e atraente; e também inclui a gestão colaborativa dos projetos. É possível sincronizar as listas entre diversos dispositivos e as atividades podem ser organizadas pelo tipo de projeto ou pela data limite de entrega.
As atividades são localizadas de modo rápido em tempo real e podem ser monitoradas por meio de guias de fácil acesso. A área de interação descomplicada e a sua usabilidade garantem que o aplicativo tenha foco na agilidade e na produtividade.
Benefícios dessas ferramentas
Diante dos diversos recursos e funcionalidades das ferramentas de gerenciamento de tarefas, esses softwares otimizam o fluxo de informações e organizam as atividades em um só lugar. Conheça outros benefícios dos programas.
Aumento do foco no trabalho
O ambiente corporativo necessita de responsabilidade, foco e determinação para avançar. É interessante que os profissionais envolvidos em diversos projetos tenham acesso rápido e simples às tarefas que precisam executar no dia a dia.
Quando um cronômetro está contabilizando o tempo para a entrega dos trabalhos de cada colaborador, é mais fácil que eles se envolvam com mais atenção e menos procrastinação. Por isso, os softwares de gestão são uma boa opção para definir as prioridades e evitar perdas de tempo com retrabalhos.
Maior controle de informações
O grande número de tarefas e projetos e a falta de organização pode fazer com que uma atividade seja feita de maneira equivocada. Além disso, quando os trabalhos devem ser realizados em grupo, anotar as obrigações em uma agenda particular pode não ser uma opção muito viável.
Ao condensar os afazeres essenciais em um gerenciador e possibilitar a troca de informações entre os profissionais, evita-se a perda de tempo e energia utilizados no trato de pontos irrelevantes.
Facilidade no processo de comunicação
Gerenciar as tarefas e realizar um bom trabalho, muitas vezes, depende de uma comunicação clara e fluída. Dificuldades no diálogo e no entendimento das funções podem causar graves problemas nos processos internos.
A organização de todas as informações em uma única plataforma descomplica todos os processos envolvidos. Como cada tarefa tem a sua própria conversa, a equipe pode apresentar as demandas, discutir os prazos, apontar sugestões, identificar erros e compartilhar soluções.
Informações mais realistas
Um bom controle do tempo gasto em cada atividade pode fornecer informações relevantes para o seu negócio. Com esse dado é possível calcular o valor da hora de cada auxiliar, o tempo necessário para a realização das atividades e a estimativa de recursos consumidos em cada tarefa.
Os programas de gerenciamento de tarefas fornecem dados que facilitam a produção de relatórios e análises que permitem a visualização dos resultados obtidos com a equipe.
O gerenciamento de tarefas não consiste apenas na definição das atividades que devem ser feitas no dia. Sistemas completos oferecem a possibilidade de planejar as atividades secundárias, definir prioridades de execução, compilar dados e receber avisos de trabalho. Essas especificações contribuem para uma organização eficaz e com menos possibilidades de erros.
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