Confira 5 dicas para o sucesso com a gestão de equipes remotas

O avanço tecnológico dos últimos anos fez com que o trabalho remoto se tornasse cada vez mais comum. A melhor consequência disso foi a facilidade de acesso a ótimos profissionais de todo o planeta para realizar tarefas e projetos em uma empresa.

A ideia de gerenciar equipes remotas é tão recente que não existe quase nenhum manual sobre isso. Logo, é comum que muitos gestores não estejam preparados para enfrentar os desafios trazidos por essa nova maneira de trabalhar.

Neste artigo, você vai ver como aumentar a produtividade e o senso de comunidade em equipes remotas, além de conferir estratégias de gerenciamento que o ajudarão a superar os desafios dessa configuração.

E aí, ficou interessado? Então continue com a gente e siga a leitura!

1. Monte sua equipe com as pessoas certas

Muita gente sonha em trabalhar em casa, mas o fato é que apenas alguns conseguem fazer isso com grandeza e profissionalismo. Boa parte das pessoas rende mais em um ambiente de escritório comum, onde o componente social é predominante.

Num escritório tradicional, você entra no trabalho e logo precisa interagir com os seus colegas — afinal, eles estão por toda a parte e você não pode ignorá-los. A maioria das pessoas precisa desse nível extra de responsabilidade social para funcionar adequadamente em sua posição.

Em contrapartida, há quem performe extremamente bem quando sozinho em um monastério sagrado ou em uma cordilheira mística na Ásia — desde que haja por perto um Wi-Fi confiável e uma xícara de café.

As equipes remotas são compostas por esse segundo tipo de profissional. Ele não precisa estar junto de outros para trabalhar febrilmente em sua tarefa, pois tem automotivação suficiente para completar suas obrigações a tempo — e sem a necessidade de ser microgerenciado.

Isso não quer dizer, porém, que ele também tenha feito um voto de silêncio: esse profissional deve estar comprometido com a comunicação. Ele entende que uma interação clara, detalhada e contínua é vital para uma equipe saudável.

Mas como você sabe se a pessoa que está contratando é realmente correta para o trabalho? A resposta é simples: comece com um teste. Em vez de integrá-la completamente a toda a equipe, veja como ela se sai trabalhando com apenas uma parte do time. Em poucos dias, você saberá se esse novo membro funcionará ou não.

2. Converse com todos regularmente

Em equipes remotas, uma sala de bate-papo serve como um escritório virtual. É lá que todos interagem uns com os outros, como em um verdadeiro time.

Aqui estão algumas maneiras de como usar uma sala de bate-papo para gerenciar uma equipe remota:

• cumprimente a todos diariamente;
• discuta ideias e processos;
• deixe feedbacks;
• compartilhe histórias pessoais;
• anuncie os próximos eventos;
• envie lembretes.

Sim, você poderia fazer tudo isso em e-mails — mas é o que você realmente quer? A caixa de entrada é facilmente sobrecarregada com muitas mensagens, tornando-se ineficaz para conversas diárias e contínuas. Reserve para o e-mail a função de acomodar mensagens únicas e mais importantes.

Existem muitas ferramentas de bate-papo excelentes, como o Slack e o HipChat. Porém, nem o melhor chat do mundo será útil se ninguém o usar. Assim, incentive todos em sua equipe a mover suas comunicações para uma ferramenta central de bate-papo.

Tanto o Slack quanto o HipChat permitem criar várias salas para discutir tópicos ou ideias específicas. Você pode, por exemplo:

• criar uma sala para compartilhar notícias aleatórias e atualizações pessoais;
• dedicar outra sala para anúncios de toda a empresa;
• atribuir uma sala para a geração de ideias.

3. Facilite a integração de novos membros

Se a inclusão de uma nova pessoa a uma equipe bem entrosada é um desafio na configuração tradicional, em equipes remotas isso é ainda mais difícil. Você vai ter que trabalhar muito para garantir que o novo membro entenda a cultura, o estilo de comunicação e as tecnologias da sua empresa.

Dedique algum tempo para criar um guia inicial para novos integrantes da equipe. Esse guia pode ser escrito e entregue como um PDF ou apresentado como um wiki interno.

Mas, se a escrita não é a sua praia e você acredita que uma referência visual seria mais efetiva, faça uma série de vídeos e screencasts para facilitar o processo de embarque.

4. Se possível, conheça pessoalmente os integrantes da equipe

Embora trabalhar remotamente seja ótimo, existe uma conexão especial que você só desenvolve ao ficar cara a cara com os membros da sua equipe.

Sempre que possível, organize um encontro presencial com toda a equipe. Isso pode acontecer uma ou duas vezes por ano em uma localidade especial — por exemplo, um espaço de coworking.

Por mais que você possa pensar que esse encontro custe caro, lembre-se de que você já está economizando uma tonelada de dinheiro ao não ter um escritório central. Invista uma parte disso na construção de uma boa equipe e você não vai se arrepender.

5. Saiba o que todos estão fazendo

Embora o chat seja uma parte vital na construção de sua comunidade, ele não é o único método de comunicação que você deve usar. Além de conversar, implemente o seguinte:

• faça uma chamada de conferência toda semana. Se você tem uma grande equipe ou é responsável por múltiplas divisões, convoque grupos menores. Suas reuniões semanais devem dar ao grupo um conjunto de metas possíveis para o período. Certifique-se, no entanto, de trazer algo valioso para cada reunião;
• ofereça sessões de feedback regulares para cada membro da sua equipe. Às vezes, um profissional pode hesitar em abordar você com um problema ou falar sobre isso diante do grupo. Contudo, se você falar com cada um individualmente, isso pode mudar;
• termine cada semana com um relatório de feedback para toda a equipe. Você pode fazer isso facilmente com ferramentas como a 15Five, que permite ver ganhos e resultados de progresso, além de detectar possíveis áreas problemáticas.

E você, também costuma trabalhar com equipes remotas nos seus projetos? Deixe um comentário aí embaixo e compartilhe com a gente as suas dúvidas e aprendizados. Até o próximo artigo!