Poucas atividades dão tanta dor de cabeça quanto a gestão contábil de uma empresa. Junte uma legislação tributária complexa, quantidade considerável de documentos trabalhistas e fiscais, mais a frequente lentidão burocrática e você terá a receita perfeita para dias e mais dias de trabalho.
A gestão contábil costuma ser um pesadelo para gestores de novos negócios, pois qualquer erro na apuração e declaração da documentação pode levar a recorrentes prestações de contas e multas com o fisco.
Uma vez feita de forma errada, a contabilidade, basicamente, vai causar frustração e provocar um efeito dominó, com problemas gerando mais problemas.
Sendo assim, preste atenção e saiba como gerir a contabilidade da sua empresa com cinco boas práticas.
Saiba que organização é tudo
Todo documento pode vir a ter um valor de comprovação para o seu negócio. Em vez de descartar, a palavra-chave aqui é armazenar.
Crie e exerça o hábito de guardar potenciais documentos comprobatórios. Aposte na digitalização como uma forma de segurança para a vida útil da papelada.
Catalogue e segmente com critério, pois não adianta nada manter um acervo bagunçado e sem sentido para os arquivos da empresa. Não só o empreendedor sai confuso com tudo isso, como também todos os setores que, em determinado momento, precisarão fazer suas consultas aos documentos da área contábil.
Informe-se com o mercado para analisar as novas tendências em organização de processos, faça testes e avalie qual o método ou ferramenta que sua empresa melhor se adapta.
Aprenda um pouco sobre os aspectos jurídicos
Muito da rotina contábil anda lado a lado com o setor jurídico. Aqui não é preciso ser nenhum expert em direito ou leis tributárias, mas saber noções básicas, principalmente, a respeito do enquadramento da sua empresa, é imprescindível para não ser pego de surpresa com impostos e outros encargos.
Isso é importante para dar um direcionamento à pesquisa por soluções e até alocação de recursos.
Imagine um dono de empresa que trabalhe remotamente (home office). Ao estudar o que é e o que não é permitido, ele vai saber que a empresa não pode ter como endereços fiscais e comerciais o seu próprio endereço residencial. Isso implicará ao empreendedor encontrar uma solução, que poderá ser desde um escritório virtual até uma sala empresarial convencional.
Regimes de contratações por CLT ou pessoa jurídica também demandam atenção, pois os enquadramentos de ambas sempre refletem diferentes regras e sub-regras, o que traz cada vez mais complexidade para a gestão.
Enfim, nada como consultar e buscar ter um pouco de conhecimento para encontrar o melhor custo-benefício.
Use softwares que trabalham na nuvem
Como já mencionado, a rotatividade de documentos em uma gestão contábil eficiente é alta. Por isso, dê preferência aos softwares de gestão que operam e armazenam na nuvem.
Tanto a atividade de busca por arquivos quanto a comunicação entre a equipe sentirão uma melhora significativa, contribuindo, assim, para o workflow da empresa.
Não há nada pior do que ter que adivinhar onde está aquele importante documento para a contabilidade. Dentre os benefícios de uma gestão compartilhada em nuvem, estão desde uma simples busca por palavra-chave à segurança de não ver seu arquivo extinto por um HD corrompido.
Tenha em mente que não se trata de custo, mas sim de investimento para a saúde financeira da empresa.
Descentralize a operação
Ninguém é capaz de fazer tudo e ao mesmo tempo com excelência. Confie na sua equipe e identifique quais colaboradores poderão ser mais eficientes em diferentes atividades.
Abraçar o mundo nessas horas pode comprometer toda a gestão da empresa e abrir caminho para a falência. O erro de muitos empreendedores recai sempre em subestimar a complexidade e a alta demanda do trabalho de gestão contábil.
Elabore um planejamento com os responsáveis por departamentos como vendas e marketing, para que a comunicação seja integrada. Qualquer contratação de produto ou serviço não deve passar em branco, constando, assim, nos relatórios e balanços fiscais da empresa para eliminar quaisquer surpresas contábeis.
Uma boa ideia é, em determinadas datas, promover workshops e palestras ministradas por profissionais da área fiscal e jurídica para que os empregados fiquem atualizados com as recentes mudanças do mercado empresarial nacional.
Duas, três, quatro cabeças pensam melhor do que uma. Capacitar sua equipe é também diminuir as chances de ruído quando precisarem reportar assuntos de cunho contábil.
Terceirize
A contratação de um serviço especializado em gestão contábil pode ser a solução para os problemas da empresa.
Know-how aliado à experiência dão segurança e são capazes de agregar outros benefícios como criatividade e otimização de tempo. O empreendedor deve focar naquilo que é o DNA do negócio, de forma que o resto mereça a atenção de outros profissionais, os quais poderão render bem mais em diferentes campos de atuação.
Da mesma forma que uma contabilidade errada pode escalonar para o mau, o contrário pode acontecer se as boas práticas forem aplicadas. Um contador especializado vai oferecer, além da técnica apurada para o negócio, toda assessoria quanto ao que fazer no futuro, o que corrigir e quais implementações valem a pena serem postas em prática para que sua empresa siga crescendo e mantendo-se competitiva no mercado.
Qualquer empreendedor que optar por si próprio para realizar a gestão contábil pode estar apostando no barato que sairá caro. Um especialista no assunto atua não somente na fase operacional, mas também no que vem antes e depois. Contadores acostumados ao regime fiscal nacional poderão identificar impostos que foram esquecidos pela empresa, benefícios com deduções fiscais, certidões vencidas, e tantas outras especificidades dessa área que não é chamada de ciência à toa.
Uma gestão contábil eficaz é mais um passo rumo à consolidação da empresa no seu mercado de atuação. Alguns podem lançar a atividade ao segundo plano, porém quando colocamos na balança e vemos a gravidade de problemas que a contabilidade pode trazer quando mal gerida, passamos, então, a enxergá-la com outros olhos e a concluir que esse tipo de atividade não merece ir para a segunda prateleira das suas prioridades.
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