Descubra como fazer reuniões produtivas e eficientes

Reuniões são fundamentais para definir planejamentos e alinhar a direção que a empresa tomará para alcançar os objetivos. Contudo, um encontro como esse exige foco e clareza — dois itens que, quando em falta, banalizam qualquer reunião empresarial possível. E acredite: isso tem sido bem mais comum do que o normal.

Há quem diga que a melhor maneira de realizar uma reunião é em pé, pois o desconforto da situação tende a trazer mais precisão para a discussão. Convenhamos que, em alguns casos, é a melhor opção mesmo, visto a constante tendência por ambientes com muito coffee break e onde o conforto das poltronas é o maior despertador de atenção — a objetividade acaba passando longe.

Organizar reuniões mais produtivas deve virar uma prática regular da empresa. Afinal, tendências, tecnologias, mobilidade e até o perfil da equipe influenciam na melhor maneira de criar uma atmosfera propícia ao debate e à harmonia. Decisões são tomadas e ideias podem surgir quando reunimos profissionais capacitados. Reuniões desgastantes e sem propósito são capazes de uma negativa reação em cadeia, ao provocar desmotivação nos envolvidos e incoerência na missão e meta da empresa.

Vamos ver, então, como não cair nas armadilhas e organizar reuniões mais produtivas. Boa leitura!

Defina os temas de discussão 

Planeje com antecedência o que será levado para ser discutido na reunião. A existência de um roteiro deixa tudo mais objetivo e impõe limites para que as pessoas não desviem o foco do que foi selecionado como primordial. Dessa forma, é possível escolher os momentos em que cada um terá a palavra para dissertar com maior liberdade sobre o assunto.

A definição de uma pauta permite avaliar o progresso que os encontros estão gerando. Pois, quando há a necessidade de realizar várias reuniões sobre o mesmo assunto, é porque algo está errado. Lembre-se de que o objetivo é encontrar um denominador comum, portanto tenha critério na escolha dos temas e evite redundâncias para não evocar a impressão de que estão todos apenas dando voltas sem fim.

Eleja um coordenador

É importante escolher alguém para coordenar a reunião de modo que se prevaleça a ordem. Em discussões muito complexas e mais acaloradas, é provável haver alongamentos nas falas e constantes réplicas e tréplicas. Aqui, é imprescindível que o responsável pela gestão do encontro consiga contornar certos desvios.

O coordenador poderá estipular uma hierarquia para os fatos que serão abordados e decidir de antemão questões mais burocráticas para o bom caminho da reunião — por exemplo, ver se todos receberam previamente a agenda e a pauta por e-mail. Não está escrito em pedra, mas, se preferir, o ordenador pode ser também o redator da ata, enviando, depois, o documento aos que estiveram presentes, fechando, dessa maneira, um ciclo e mantendo longe qualquer possibilidade de ruído.

Que fique claro que o coordenador da reunião não necessariamente precisa ser alguém que exerça um cargo do tipo. Obviamente, a pessoa precisará ter habilidades que condigam com isso. Gerenciar será o papel que o profissional exercerá em virtude da situação, portanto pode variar de pessoa, de modo que ninguém fique muito tempo exposto nesse cenário. Administrar um debate exige autoridade e, portanto, o desgaste pode acontecer. Procure ter um leque de opções e promova uma rotatividade.

Convide só quem é essencial

Uma bela forma de evitar que a reunião seja longa e enfadonha é convidar somente as pessoas cruciais para o desenvolvimento da pauta. Espectadores não são o ideal quando decisões estratégicas estão em jogo. Toda reunião eficiente conta com pessoas centrais no progresso dos pontos abordados e capazes de propor soluções. Alguém ocioso no encontro é, ao mesmo tempo, alguém que poderia produzir sem perder tempo.

Ter a equipe certa para discutir o que foi levantado contribui para facilitar o sucesso dos outros itens que compõem uma reunião produtiva. É sempre mais interessante lidar com um grupo enxuto, pois, assim, todos terão a oportunidade de falar e evita-se perda de atenção com conversas paralelas.

As chances de agendar qualquer encontro ficam mais difíceis quando é preciso conciliar a agenda de muitos profissionais. Por isso, um número pequeno é a melhor opção para organizar e ter controle. O pós-reunião também não pode ser ignorado. Logo, é preciso ter total noção da equipe e das tarefas delegadas. Assim, a empresa fica mais perto de criar uma prática de reuniões mais produtivas.

Estabeleça os horários

Normalmente, reuniões proveitosas costumam durar, em média, 30 minutos a 1 hora. Fique com essa margem em mente, pois algo muito discrepante foge da proposta de reunião. Uma dica importante é evitar a fadiga de decisão: quando uma pessoa cansada por tomar seguidas decisões tende a optar por soluções mais simples.

Sentimentos como o estresse e a ansiedade podem prejudicar uma opinião e comprometer a qualidade do encontro. A ideia é, portanto, procurar reunir os indivíduos no começo do dia para que sejam eliminadas as possibilidades de um desgaste mental. Cuidado para também não começar muito cedo, em virtude do ritmo ainda lento que a maioria se encontra por conta daquela leve sonolência.

Contratempos podem existir, mas tudo que possa ser remediado sem afetar a qualidade da reunião deve ser encarado como válido. No mundo moderno, onde cada minuto do tempo de um profissional é valioso, a flexibilidade vira uma regra. Nunca banalize uma reunião.

Produza uma ata de reunião

Registrar o que foi dito contribui para a produtividade do encontro ao reproduzir e armazenar todos os argumentos expostos. Você pode formatar seu próprio modelo de ata, mas é importante ficar atento aos seguintes itens que não podem faltar no documento para ter, cada vez mais, reuniões mais produtivas:

• data;
• local;
• quantidade e nome de participantes;
• pauta;
• assuntos discutidos;
• compromissos firmados.

O fechamento é fundamental para que fique estabelecido o comprometimento definido, como os prazos e as metas a serem alcançadas para que futuras reuniões mantenham o avanço nos negócios. A linguagem deve priorizar o amplo entendimento e a objetividade, pois falhas na comunicação implicam em fracasso de tomadas de decisões e até conflitos dentro da equipe.

A regra básica é nunca subestimar uma reunião. Momentos como esse são decisivos para uma empresa, ao incentivar a troca de ideias e a formulação de caminhos criativos para a saída de um problema e chegada a um consentimento. Encontrar meios de deixar as reuniões mais produtivas é parte constante da vida profissional. Portanto, seguir boas práticas é refletir comprometimento com o êxito nas salas de brainstorming.

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