Afinal, você sabe como funciona um escritório virtual?

Se você se deparou com o termo “escritório virtual” por aí e teve a impressão de se tratar de um conceito novo, saiba que esse tipo de serviço já existe há alguns anos aqui no Brasil.

Segundo a Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais (ANCEV), as primeiras referências são de 1994, quando empresas estrangeiras disponibilizaram esse tipo de serviço aqui no país. Mais do que uma tendência, esse tipo de negócio tem ganhado cada vez mais força em todo o mundo, e em nosso país não seria diferente.

Entretanto, como tudo que é novidade, tem muita gente que ainda não sabe o que é, ou se pergunta se isso realmente vale a pena.  Pensando nisso, reunimos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre essa novidade, incluindo dicas sobre o que levar em consideração na hora contratar uma empresa. Confira!

O que é escritório virtual?

Para entendermos o termo precisamos entender a aplicação da palavra “virtual” à palavra “escritório”. E se a primeira coisa que você pensou foi algo que existe no mundo virtual e não no real, você acertou.

Na prática, consiste em contratar um endereço comercial e/ou fiscal juntamente a outros serviços de uma segunda empresa com objetivos muito específicos.

Quando se contrata os serviços de um escritório virtual, o empreendedor pode desfrutar de uma estrutura empresarial completa, sem necessariamente ter ou estar em uma. Alguns desses serviços são: recebimento de suas correspondências no endereço contratado; utilização de espaços compartilhados com outras empresas (coworking); atendimento de telefone fixo por uma secretária que redireciona a chamada para o telefone do contratante, etc.

Inicialmente esse modelo de serviço era utilizado apenas por grandes empresas, logo, ele se mostrou também uma excelente alternativa para startups e empresas que estão iniciando suas atividades. Abaixo explicamos melhor esse conceito e seus benefícios.

Para quais empresas é indicado?

De modo geral, e talvez, por suas inúmeras vantagens, o serviço vem se popularizando entre empresas de todos os nichos e tamanhos. O perfil de quem usa esse tipo de serviço vai desde profissionais autônomos, pequenas empresas (dois funcionários) até departamentos inteiros de grandes corporações. Veja alguns motivos:

• empresas que precisam de endereço fiscal e/ou comercial;
• empresas que precisam de uma estrutura profissional para atender seus clientes, como sala de reuniões, recepção, auditório, etc.;
• empresas que precisam dispor de telefone fixo com atendimento personalizado aos seus clientes e parceiros;
• empresas que precisam gerenciar seu recebimento de correspondência;
• empresas que precisam abrir filiais em outras localidades, mas não querem arcar com os custos de uma estrutura física própria;
• empresas que precisam reduzir seus custos com estrutura física;
• startups que optam por investir mais capital em suas atividades-fim e menos em estrutura física, sem abrir mão de atender seus clientes num ambiente profissional;
• profissionais que precisam trabalhar num ambiente compartilhado com outros empresários, e estabelecer contatos estratégicos, fazendo seu negócio crescer e evoluir.

Por fim, o escritório virtual é indicado para inúmeros tamanhos e nichos de empresas. Desde empresários que estão na fase inicial do seu negócio a empresas maiores que, por qualquer motivo estratégico, decidiram diminuir despesas com estrutura física.

Além disso, os valores dos serviços são flexíveis e os planos oferecidos, configurados conforme a necessidade do contratante.

Quais são as vantagens?

As vantagens são inúmeras e também responsáveis pelo crescimento do número de adeptos dessa modalidade. Entre elas estão:

Economia

Uma das vantagens mais visíveis (quando comparado aos custos de uma estrutura própria) certamente é a economia gerada pela eliminação de despesas de aluguel, IPTU, condomínio predial, investimento com mobília, pintura e decoração do escritório, conta de luz, manutenção do imóvel, internet, telefone, contratação de secretária, etc.

Independentemente do porte da empresa, economia sempre é um dos fatores que mais pesam quando decidem se tornar adeptas dessa modalidade.

Aumento de coworking

Ambientes de coworking possibilitam a interação com outros empresários e a aquisição de contatos estratégicos. Tanto para encontrar um novo parceiro quanto novos clientes, esse é, sem dúvida, um ambiente propício para se fazer negócios.

Praticidade

Pelo fato de não ser responsável pelo imóvel, o empreendedor não precisa se preocupar com a manutenção dele, reuniões condominiais, etc. É só chegar para trabalhar e focar nas atividades principais que, de fato, agregam valor ao seu negócio.

Profissionalismo

Para quem quer trabalhar num espaço menos informal a fim de ser produtivo, o coworking também é uma excelente escolha. Além disso, tanto seus clientes quanto seus parceiros terão uma imagem melhor de sua empresa, ao serem atendidos numa estrutura profissional.

Aumento da produtividade

Principalmente para quem trabalha em home office e luta contra as distrações comuns de se trabalhar em casa, os escritórios de coworking dispõe de ambientes agradáveis e sem interrupções.

Estímulo à criatividade

Seguramente um dos fatores que impactam em nossa capacidade de criatividade durante o dia é o ambiente em que estamos e as pessoas com quem interagimos. Ao compartilhar o mesmo espaço confortável com outros profissionais criativos e de nichos diferentes de atuação, a troca de ideias e o estímulo criativo são benéficos para ambos os lados.

Quais são os serviços disponíveis?

Existem inúmeras empresas no Brasil que oferecem esse serviço. Cada uma delas trabalha de sua própria maneira e, por isso, pode haver alguma diferença entre o portfólio de soluções que disponibilizam. Entretanto, no geral os serviços oferecidos são:

• endereço comercial;
• endereço fiscal;
• gerenciamento de correspondência;
• central de recados;
• internet;
• linha de telefone exclusiva;
• workstation;
• sala de reunião;
• gestão fiscal;
• gestão administrativa;
• office-boy.

Quais cuidados devo tomar ao contratar?

Na hora de procurar esse tipo de serviço é muito importante pesquisar sobre a empresa que se pretende contratar. Considere pontos como qualidade dos profissionais envolvidos, histórico da empresa, há quantos anos está no mercado, entre outras informações relevantes.

De preferência, procure por empresas que já lidam com negócios a mais tempo. Afinal de contas, serão elas que estarão na linha de frente com seus clientes, fornecedores e parceiros.

Essa solução é inegavelmente vantajosa por inúmeros motivos, basta identificar qual é o seu e desfrutar de todas elas.

Agora que você já está por dentro de como funciona essa nova tendência, entre em contato com a gente e conheça a estrutura de escritório virtual da Cymbiosis.